Single Source of Truth: cosa succede quando la stessa informazione esiste in più versioni?

Un cliente cambia indirizzo. Il nuovo indirizzo compare nel CRM. Il sistema finanziario mostra ancora quello precedente. Un’altra piattaforma contiene una terza versione, salvata diversi mesi prima. Tutti e tre i sistemi funzionano. Tutti e tre contengono dati. Ma quale contiene l’informazione corretta?

È un problema sempre più comune man mano che gli ecosistemi digitali diventano più complessi. Le organizzazioni non soffrono necessariamente di una mancanza di informazioni. A volte dispongono di così tante copie della stessa informazione che diventa difficile stabilire quale debba essere considerata quella di riferimento.

È qui che entra in gioco il concetto di Single Source of Truth: definire una fonte autorevole per una determinata informazione, in modo che gli altri sistemi sappiano da dove recuperarla e a quale fonte fare riferimento in caso di incongruenze.

Più dati non significano sempre maggiore chiarezza

In un’organizzazione moderna, le informazioni raramente rimangono in un unico luogo.

I dati dei clienti possono essere utilizzati dal CRM, dai sistemi finanziari, dalla fatturazione e dal servizio clienti. I dati relativi ai prodotti possono comparire nell’ERP, nelle piattaforme di vendita, nei sistemi di gestione del magazzino e nei canali digitali.

È del tutto normale che la stessa informazione venga utilizzata da più sistemi. Il problema nasce quando ciascuno di questi sistemi può modificarla in modo indipendente e non è chiaro quale rappresenti la fonte autorevole.

A quel punto, un’organizzazione può avere più dati, ma meno certezza sulla loro affidabilità.

L’integrazione non significa soltanto far comunicare i sistemi

Quando parliamo di integrazione, l’attenzione si concentra spesso sul trasferimento delle informazioni: un’API invia dati dal sistema A al sistema B e successivamente al sistema C. Ma il semplice fatto che i sistemi comunichino tra loro non risolve automaticamente il problema della coerenza.

Se due sistemi contengono valori diversi per la stessa informazione, l’integrazione deve sapere non soltanto come trasferire i dati, ma anche quale sistema abbia l’autorità per definirli. In caso contrario, un’integrazione estremamente efficiente può produrre un risultato indesiderato: diffondere informazioni errate in tutto l’ecosistema.

Il problema non nasce sempre quando i sistemi non comunicano. A volte nasce quando parlano tutti contemporaneamente.

Immaginiamo tre piattaforme in grado di modificare lo stesso dato. La prima viene aggiornata al mattino. La seconda pochi minuti dopo. La terza sincronizza una versione precedente e la invia nuovamente agli altri sistemi.

Tecnicamente, stanno tutte comunicando. Dal punto di vista architetturale, però, non è chiaro quale sistema debba avere l’ultima parola. Un ecosistema integrato, quindi, non deve definire soltanto le connessioni tra i sistemi. Deve anche stabilire chiaramente la responsabilità sui dati.

Lo stesso dato può esistere in più sistemi. Ma la sua fonte deve essere chiara.

Una Single Source of Truth non significa necessariamente che ogni informazione debba essere fisicamente archiviata in un’unica banca dati. Copie dello stesso dato possono essere necessarie per motivi di performance, reporting, integrazione o per il funzionamento di sistemi diversi.

La differenza sta nell’autorità. Deve essere chiaro quale sistema sia responsabile dell’informazione originale e come debbano comportarsi gli altri sistemi quando questa viene modificata. Questo crea una gerarchia chiara delle informazioni e riduce i conflitti che potrebbero emergere con l’espansione dell’infrastruttura.

Più cresce l’ecosistema, più questa chiarezza diventa importante

In un sistema di piccole dimensioni, un’incongruenza può essere corretta manualmente. In un ecosistema composto da decine di piattaforme, API, database e processi automatizzati, la stessa incongruenza può diffondersi molto rapidamente.

E più l’infrastruttura viene automatizzata, meno evidente può diventare l’origine del problema. Una Single Source of Truth, quindi, non riguarda soltanto l’organizzazione dei dati. È parte integrante del modo in cui viene progettata l’architettura, vengono definite le responsabilità e vengono costruite le integrazioni.

Come afferma Ermal Beqiri, fondatore di ALSoft:

“Un’architettura resiliente deve definire chiaramente come si muovono i dati, dove hanno origine, quale sistema ha autorità su di essi e come viene mantenuta la coerenza mentre l’ecosistema evolve.”

Quando più sistemi lavorano con le stesse informazioni, la sfida non consiste soltanto nel garantire che tutti possano accedervi. La vera sfida è fare in modo che tutti facciano riferimento alla stessa verità.