Automation Debt: il costo nascosto dei processi che automatizziamo

L’automazione nasce generalmente da una domanda semplice: come possiamo rendere questo processo più veloce riducendo la necessità di interventi manuali?

Si automatizza un processo. Poi un altro. I sistemi iniziano a scambiarsi dati, le azioni si attivano automaticamente e attività che un tempo richiedevano tempo vengono completate in pochi secondi.

Ma dopo alcuni anni emerge una domanda diversa, meno evidente:

Sappiamo ancora perché ogni automazione funziona nel modo in cui funziona?

È qui che nasce quello che possiamo definire Automation Debt: la complessità che si accumula quando processi, regole e integrazioni vengono automatizzati, ma non vengono riesaminati con la stessa velocità con cui evolvono i sistemi e gli ambienti che li circondano.

L’automazione non elimina sempre la complessità. A volte, la sposta semplicemente altrove.

Quando un processo manuale viene automatizzato, il carico di lavoro visibile diminuisce. Ma la logica che lo sostiene continua a esistere.

Da qualche parte nel sistema rimangono condizioni, regole, eccezioni, dipendenze e integrazioni che determinano cosa deve accadere e quando.

Nel tempo si aggiungono nuove automazioni. Un workflow ne attiva un altro. Un sistema invia dati a un’altra piattaforma. Una regola creata per rispondere a un’esigenza specifica diventa parte di una catena molto più ampia.

Ogni automazione può funzionare perfettamente da sola, mentre l’ecosistema nel suo complesso diventa gradualmente più difficile da comprendere e modificare.

Questo fenomeno è presente anche nei moderni ambienti enterprise, dove workflow, configurazioni e regole accumulati nel tempo possono generare nuove forme di debito software.

Un processo può continuare a funzionare anche quando la ragione per cui esiste è cambiata

L’automazione ha una caratteristica interessante: finché non le chiediamo di fermarsi, continua a funzionare.

Ma ciò che la circonda non rimane immutato.

I processi cambiano. Le esigenze evolvono. Le strutture vengono ripensate. Emergono nuove piattaforme e alcune regole che avevano senso tre o cinque anni fa potrebbero non rappresentare più l’approccio migliore oggi.

Il problema nasce quando un’automazione continua a eseguire in modo efficiente una determinata logica semplicemente perché nessuno la riesamina da molto tempo.

A quel punto, la domanda non è più soltanto: “Funziona?”

Dobbiamo chiederci anche: “Deve ancora funzionare in questo modo?”

Più automatizziamo, più la visibilità diventa importante

In un ambiente con decine o centinaia di processi automatizzati, sapere che i sistemi sono operativi non è sufficiente.

Dobbiamo sapere chi è responsabile di ogni processo, quali sistemi dipendono da esso, cosa accade in caso di malfunzionamento e quando è stato riesaminato l’ultima volta.

Documentazione, monitoraggio e responsabilità chiare non sono aspetti secondari dell’automazione. Fanno parte del suo ciclo di vita.

Per questo le moderne pratiche di automazione su larga scala considerano governance, monitoraggio, responsabilità definite e revisioni periodiche elementi essenziali.

L’automazione deve evolvere insieme al processo

Uno degli errori più comuni è considerare l’automazione un progetto concluso.

Viene sviluppata, testata, messa in produzione e poi l’attenzione si sposta sul processo successivo.

Ma se il processo automatizzato continua a cambiare, anche l’automazione che lo supporta deve evolvere.

Questo significa riesaminare le regole, eliminare i workflow che non hanno più una funzione, verificare le dipendenze e semplificare le parti del sistema diventate inutilmente complesse.

L’obiettivo non è automatizzare il più possibile.

È automatizzare ciò che ha senso e assicurarsi che continui ad averne nel tempo.

Come afferma Ermal Beqiri, fondatore di ALSoft:

“L’automazione deve rendere le cose più semplici, ma questo non significa perdere di vista ciò che accade dietro le quinte. Più processi automatizziamo, più diventa importante comprendere e mantenere il controllo sulla logica che li fa funzionare.”

In ALSoft, consideriamo l’automazione un processo da gestire lungo tutto il suo ciclo di vita. Un sistema ben progettato non deve limitarsi a eseguire automaticamente le attività di oggi. Deve anche essere documentato, osservabile e sufficientemente flessibile da evolvere insieme alle esigenze e alle tecnologie.