Dai processi manuali a un’unica piattaforma: come digitalizzare un’azienda?

Molte aziende non si rendono subito conto del momento in cui i loro processi quotidiani diventano più complessi degli strumenti utilizzati per gestirli.

Un reparto lavora con fogli Excel, un altro gestisce le richieste via e-mail, i documenti vengono archiviati in luoghi diversi e i report vengono preparati manualmente raccogliendo informazioni da più fonti.

Ognuno di questi strumenti può funzionare perfettamente da solo. Il problema emerge quando l’azienda cresce e un numero sempre maggiore di processi, persone e dati deve essere coordinato.

A questo punto, digitalizzare non significa semplicemente passare dalla carta al computer. Significa organizzare i processi aziendali in modo da centralizzare le informazioni, rendere il lavoro più fluido e fare in modo che la tecnologia supporti concretamente il modo in cui opera l’azienda.

Quando i processi manuali iniziano a far perdere tempo

Prendiamo un comune processo di approvazione.

Una richiesta viene inviata via e-mail. Qualcuno deve verificarla, inoltrarla alla persona responsabile e poi attendere una risposta. Il documento finale viene salvato in una cartella, mentre lo stato della richiesta può essere monitorato attraverso un foglio Excel.

Il processo funziona, ma con l’aumentare delle richieste diventa sempre più difficile sapere a che punto si trova ciascuna di esse, chi deve intervenire e quanto tempo richiede il processo.

Una piattaforma software può riunire l’intero workflow in un unico ambiente. La richiesta viene registrata, inoltrata automaticamente alla persona responsabile, il suo stato viene aggiornato e le informazioni rimangono accessibili senza dover cercare tra diverse e-mail o documenti.

Un’unica piattaforma non significa necessariamente sostituire tutto

La digitalizzazione non richiede sempre che un’azienda abbandoni i sistemi che utilizza già.

Un’azienda può disporre di un software finanziario, un CRM, sistemi di gestione documentale, applicazioni interne o altri servizi che continuano a essere essenziali per le sue attività.

In questo caso, il ruolo di una piattaforma centralizzata può essere quello di integrare questi sistemi, permettendo alle informazioni di passare dall’uno all’altro senza dover essere inserite manualmente più volte.

L’obiettivo, quindi, non è sviluppare software semplicemente per avere un nuovo sistema. È creare un modo più organizzato per gestire i processi di cui l’azienda ha realmente bisogno.

Dai dati frammentati a informazioni realmente utilizzabili

Quando le informazioni sono distribuite tra fogli Excel, e-mail, documenti e sistemi diversi, anche una semplice domanda può richiedere tempo per trovare una risposta.

Quante richieste sono attualmente in corso? Quanto tempo richiede in media un’approvazione? Dove si verificano i ritardi? Qual è lo stato di avanzamento di un progetto?

Quando i processi vengono gestiti attraverso una piattaforma condivisa, i dati vengono creati e aggiornati durante lo svolgimento stesso del lavoro. Diventa così più semplice generare report, monitorare le performance e prendere decisioni sulla base di informazioni aggiornate.

In questo modo, la digitalizzazione non si limita ad automatizzare le attività. Offre anche una maggiore visibilità sul funzionamento dell’azienda.

Il software deve adattarsi all’azienda, non il contrario

Ogni azienda ha il proprio modo di lavorare. Per questo, non tutti i processi possono essere gestiti con la stessa piattaforma standard.

In alcuni casi, una soluzione già disponibile è più che sufficiente. In altri, processi specifici, numero di utenti, esigenze di integrazione o requisiti di reporting possono rendere più adatto lo sviluppo di una soluzione software su misura.

Il punto di partenza dovrebbe essere sempre il processo stesso: cosa deve essere migliorato, cosa può essere automatizzato, quali sistemi devono comunicare tra loro e di quali informazioni ha bisogno l’azienda per operare in modo più efficace.

Come spiega Ermal Beqiri, fondatore di ALSoft:

“Quando un’azienda cresce, deve evolvere anche il suo modo di lavorare. Invece di aggiungere altri fogli Excel, e-mail e passaggi manuali, possiamo collegare i processi in un’unica piattaforma, automatizzare le attività ripetitive e rendere le informazioni più semplici da trovare e utilizzare.”

Per un’azienda, il percorso verso la digitalizzazione non richiede necessariamente di trasformare tutto in una volta. Può iniziare dai processi che generano più lavoro manuale ed evolvere gradualmente verso un sistema più integrato, più facile da gestire e più adatto a sostenere la crescita dell’azienda.